Du bist ein Organisationstalent und behältst den Überblick, auch wenn mehrere Projekte, Tickets und organisatorische Aufgaben parallel laufen? Du organisierst andere gerne so, dass sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können? Du bist kommunikativ und sorgst ganz selbstverständlich dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind? Dann passt diese Rolle genau zu dir.
Wer wir sind
Wir, die anyWARE AG, sind ein mittelständisches IT-Systemhaus in Mainz und betreuen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen im Bereich IT-Infrastruktur, Managed Services und IT-Projekte. Kurze Wege, direkte Kommunikation und ein kollegiales Miteinander prägen unsere Arbeit. Zur Unterstützung unseres Technikteams und zur Entlastung der technischen Leitung suchen wir eine strukturierte und kommunikative Verstärkung mit ausgeprägter Eigeninitiative.
Deine Rolle
In dieser Position sorgst du dafür, dass unser Technikteam und die technische Leitung ihre Aufgaben effizient und gut strukturiert erledigen können. Du planst und koordinierst Techniker-Einsätze, stimmst Termine mit Kund:innen ab und behältst laufende Tickets, Aufgaben und Projekte im Blick. Dabei stellst du sicher, dass alle notwendigen Informationen rechtzeitig vorliegen und Änderungen schnell und pragmatisch in der Planung berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
Ein zentraler Teil deiner Arbeit ist die organisatorische Unterstützung unserer technischen Leitung. Dazu gehören die Vor- und Nachbereitung von Kunden- und Teammeetings, das Erstellen von Agenden, Protokollen und Arbeitspaketen sowie die Pflege und das Nachhalten von Aufgaben, Fristen und Statusmeldungen. Du sorgst dafür, dass Themen in den richtigen Meetings landen, bereitest Inhalte adressatengerecht auf und unterstützt bei der internen Kommunikation, zum Beispiel durch strukturierte Teams-Posts oder die Pflege unseres Confluence-Wikis. Darüber hinaus unterstützt du bei der Projektkoordination, indem du Aufgabenpakete strukturierst, Fristen im Blick behältst und für einen klaren Informationsfluss zwischen den Beteiligten sorgst.
Als organisatorische Drehscheibe arbeitest du eng mit unseren Support-, Betriebs- und Projektteams zusammen und fungierst als Schnittstelle zur technischen Leitung. Du strukturierst Informationen, dokumentierst sie an geeigneter Stelle und trägst dazu bei, dass Abläufe nachvollziehbar und effizient bleiben. Durch deine Zuverlässigkeit, dein Nachhalten und deinen Blick für Prioritäten trägst du wesentlich dazu bei, dass unsere Teams im Tagesgeschäft den Überblick behalten.
Was du mitbringst
Du musst nicht aus der IT kommen, solltest aber offen für technische Themen sein. Erfahrung in Servicekoordination, Projektassistenz, Disposition oder einer vergleichbaren Rolle ist von Vorteil. Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenständig, setzt Prioritäten, hältst Aufgaben konsequent nach und kommunizierst klar und freundlich. Ein sicherer Umgang mit Office/M365 wird erwartet; Kenntnisse in Ticket- oder ERP-Systemen sind hilfreich, aber kein Muss. Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
Was wir bieten
Wir bieten eine unbefristete Teilzeitstelle mit 20-25 Stunden pro Woche, flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Abläufe, kurze Entscheidungswege sowie ein hilfsbereites Team mit moderner Arbeitsumgebung. Du erhältst die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten, Verantwortung zu übernehmen und zur Weiterentwicklung unserer Organisation beizutragen.
So bewirbst du dich
Schicke uns deinen Lebenslauf sowie relevante Unterlagen per E-Mail an bewerbung@anyware.ag. Wenn du Fragen zur Stelle hast, melde dich gerne unter 06131/96596-50 und lass Dich mit Tanja Steinfartz verbinden - wir beantworten sie unkompliziert und offen.
