Sachbearbeiter*in für die Zeiterfassung (m/w/d)

Vielfältige Aufgaben und Perspektiven gestalten Sie Ihre berufliche Zukunft und gemeinsam mit unseren über 1.000 Mitarbeitenden die Zukunft der Stadt Hilden. Werden Sie Teil unserer Stadtverwaltung und leisten mit uns einen Beitrag für das Gemeinwohl und eine hohe Lebensqualität unserer Bürgerinnen und Bürger.
Wir suchen für unser Haupt- und Personalamt - Sachgebiet Personalservice - zum 01.09.2025 einen
Sachbearbeiterin für die Zeiterfassung (m/w/d)
Die Stellen sind unbefristet und in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden zu besetzen.
Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 7 Landesbesoldungsordnung für das Land Nordrhein-Westfalen ausgewiesen. Bei Tarifbeschäftigten erfolgt die Eingruppierung nach Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst.

Ihr Aufgabengebiet

Ihre Tätigkeit umfasst im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• Bearbeitung wiederkehrender Sachverhalte der Zeiterfassung
• Erfassung und Verwaltung von Abwesenheiten (z. B. Erkrankungen, Reha, Kind krank, Urlaub, Dienstbefreiung, Sonderurlaub), soweit nicht per Workflow beantragt und genehmigt
• Unterstützung bei der Korrektur von Fehlbuchungen
• Durchführung von Jahresabschlussarbeiten (z. B. Kappungen, Urlaubsübertragungen)
• Systemverwaltung der Zeiterfassungssoftware TIME
• Erstellung und Pflege von Wochen- und Tagesplänen entsprechend der Arbeitszeitmodelle
• Anlage neuer Mitarbeitender und Verwaltung von Organisationseinheiten, Workflows und Vertretungsregelungen
• Analyse und Auswertung von Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten für Organisationsuntersuchungen
• Kommunikation von Software-Anpassungsbedarfen mit IT und Hersteller
• Einzelfallklärungen im Bereich Urlaub, Krankheit und Entgeltfortzahlung
• Prüfung der SAP-Rückmeldungen zu elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAUs) sowie Fehleranalyse und -behebung
• Berechnung und Anpassung von Urlaubsansprüchen bei Änderungen des Arbeitszeitmodells oder Elternzeit

Bei Fragen rund um das Aufgabengebiet melden Sie sich gerne bei der Teamleitung, Frau Janine Schwarz, unter 02103/ 72-1163 oder janine.schwarz@hilden.de.

Ihr Profil

Was Sie zwingend mitbringen müssen:

• eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung
• Fachliche Kompetenz, insbesondere ist eine berufliche Vorerfahrung in einer öffentlichen Verwaltung oder einem dienstleistungsorientierten Tätigkeitsbereich von Vorteil
• Soziale Kompetenz, insbesondere Teamfähigkeit und eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Persönliche Kompetenz, insbesondere ein freundliches, offenes und sicheres Auftreten als auch Verlässlichkeit, Stressstabilität und eigenverantwortliches Arbeiten
• Digitale Kompetenz, insbesondere sicherer Umgang mit den MS-Office-, Interesse an digitalen Arbeitsprozessen sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich in die verwendeten Softwarelösungen (Zeiterfassungssoftware TIME, SAP-HCM und Rexx) einzuarbeiten