Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d)

Erfolg braucht Struktur. Wir liefern sie.

BACKOFFICE.koeln ist der Backoffice-Partner für Kölner Unternehmen - vom Gastronomiebetrieb über den Großhandel bis zur Franchise-Gruppe. Wir verwalten & digitalisieren Belegchaos, strukturieren Prozesse und halten unseren Mandanten den Rücken frei, damit sie sich auf ihr Geschäft konzentrieren können.
Wir wachsen: Seit Juli 2026 arbeiten wir in neuen, modernen Büroräumen in Köln-Merkenich und bauen unser Team weiter aus. Dafür suchen wir Menschen, die mitdenken, anpacken und Ordnung nicht als Pflicht, sondern als Handwerk verstehen.

Ihre Aufgaben

• Digitale Belegerfassung: Sie nehmen Rechnungen und Dokumente über unsere digitalen Kanäle entgegen (E-Mail, Upload-Portal, Messenger) und erfassen sie sauber im System.
• Prüfen & Zuordnen: Sie kontrollieren Belege auf Vollständigkeit und ordnen sie den richtigen Mandanten, Firmen und Kostenstellen zu.
• Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass unsere Buchhalter direkt weiterarbeiten können.
• Mandantenkommunikation: Sie fragen fehlende Unterlagen freundlich und beharrlich nach - schriftlich und telefonisch.
• Digitale Ablage: Sie pflegen unsere Ablagestruktur so, dass jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist.

Sie betreuen dabei fest zugewiesene Mandanten und sind für diese der zuverlässige Fixpunkt.

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder belastbare Erfahrung in der Büroorganisation. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen.
• Gastro-Bonus: Wenn Sie wissen, was ein Z-Bon ist und wie ein Lieferschein aussieht, ist das ein echter Vorteil - aber kein Muss.
• Digitales Mindset: sicherer Umgang mit MS Office, keine Scheu vor neuer Software.
• Strukturierte, gewissenhafte und absolut diskrete Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten

• Klare Strukturen statt Chaos: eingespielte Prozesse, definierte Zuständigkeiten, kurze Wege zur Geschäftsführung.
• Neues Büro: helle, moderne Arbeitsplätze in Köln-Merkenich mit guter Verkehrsanbindung und eigenen Parkmöglichkeiten. Die Arbeit findet vor Ort statt - wir arbeiten als Team, nicht über Bildschirme verteilt.
• Papierarm arbeiten: Wir digitalisieren, wo es geht.
• Sicherer Arbeitsplatz: Gegessen wird immer - und verwaltet werden muss auch immer.
• Entwicklung: Wer will, wächst bei uns in die Buchhaltung oder in die Mandantenverantwortung hinein.
• Art: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob-Basis

Bewerbung

Senden Sie uns Ihren Lebenslauf, Ihren gewünschten Stundenumfang und Ihre Verfügbarkeit an: kontakt@backoffice.koeln
Eintritt: ab sofort.
Wir melden uns kurzfristig zurück.