Projektassistenz (w/m/d)

Das Kuratorium Deutsche Altershilfe - Wilhelmine Lübke Stiftung e.V. stellt sich neu auf! Unser Büro in Köln sucht eine Projektassistenz (w/m/d) für unsere Projekte am Kölner Standort mit einem möglichen Einstieg ab sofort. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2027 und kann mit 30 Wochenstunden besetzt werden.

Aufgabengebiete

• Selbstständige Organisation und Koordination administrativer Abläufe in laufenden Projekten
• Unterstützung der Projektleitungen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen, Sitzungen und Terminen
• Eigenverantwortliches Veranstaltungsmanagement (u. a. Teilnehmer:innenmanagement, Raum- und Technikorganisation, Reise- und Hotelbuchungen, Abstimmung mit Dienstleister:innen)
• Zentrale Büroorganisation sowie Sicherstellung reibungsloser interner Abläufe
• Erste Ansprechperson für externe und interne Anfragen (E-Mail und Telefon) sowie Koordination der weiteren Bearbeitung
• Unterstützung im Rechnungswesen und in der Buchhaltung (z. B. Rechnungsprüfung, vorbereitende Buchhaltung, Dokumentation von Projektmitteln)
• Pflege und strukturierte Ablage von Projekt- und Verwaltungsunterlagen

Was wir erwarten

• Eine abgeschlossene einschlägige Ausbildung (z. B. im kaufmännischen, verwaltungs- oder organisationsnahen Bereich) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sehr sichere Anwendung von MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Teams) sowie Routine im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Videokonferenzsystemen
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Anspruch an Verbindlichkeit und Termintreue
• Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte parallel zu koordinieren und Prioritäten eigenständig zu setzen
• Kommunikationsfreude und ein professionelles, serviceorientiertes Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Bereitschaft zu gelegentlichen dienstlichen Reisen

Was wir bieten

• Eine wöchentliche Arbeitszeit von 30 Stunden bei angemessener Vergütung
• Ein aufgeschlossenes, multidisziplinäres Team mit innovativen Inhalten und bundesweiter Relevanz
• Ein attraktiver Büro-Standort in der Kölner Innenstadt
• Projektübergreifende Einblicke in vielfältige gesellschaftspolitisch höchst relevante Themenfelder
• Zugang zu einem aktiven Netzwerk von Akteuren der Gerontologie und Versorgungsforschung
• Gute Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sowie Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich bis zum 31.01.2026!
Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
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