Stellenbeschreibung
Gesucht wird eine engagierte, pfiffige und absolut vertrauenswürdige persönliche Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d) auf Minijob-Basis.
Die Tätigkeit erfolgt direkt für die Geschäftsleitung und umfasst sowohl geschäftliche als auch private organisatorische und administrative Angelegenheiten.
Gesucht wird keine klassische Bürokraft, die lediglich vorgegebene Aufgaben abarbeitet. Vielmehr wünsche ich mir eine Person, die selbstständig denkt, sich zu helfen weiß, Verantwortung übernimmt und Dinge zuverlässig zu Ende bringt.
Ihre Aufgaben
- Bearbeitung und Organisation meiner geschäftlichen und privaten Post
- Schriftverkehr und Korrespondenz
- Kommunikation mit Behörden, Ämtern und anderen offiziellen Stellen
- Bearbeitung und Nachverfolgung unterschiedlicher formeller Angelegenheiten
- Fristen, Termine und Wiedervorlagen zuverlässig im Blick behalten
- Telefonische und schriftliche Klärung von Sachverhalten
- Benötigte Unterlagen selbstständig zusammentragen und organisieren
- Bei offenen Angelegenheiten nachfragen und konsequent nachhaken
- Selbstständige Recherche bei unbekannten Sachverhalten
- Ordnung und Übersicht in laufende Vorgänge bringen
- Allgemeine persönliche und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
Die Aufgaben sind abwechslungsreich. Manche Dinge lassen sich schnell erledigen, bei anderen muss man sich zunächst in einen Vorgang einlesen, Schreiben verstehen, Zusammenhänge erkennen und selbstständig herausfinden, welcher nächste Schritt erforderlich ist.
Erfahrung im Umgang mit Behörden, Ämtern, offiziellen Stellen und formellem Schriftverkehr ist deshalb sehr willkommen.
Wen ich suche
Ich suche vor allem jemanden, der mitdenkt und Eigeninitiative besitzt.
Wenn ein neuer Vorgang auf dem Tisch liegt, sollte die Einstellung sein:
„Ich schaue mir das an, finde heraus, was zu tun ist, und kümmere mich darum.“
Sie sollten sich zutrauen, selbstständig zu recherchieren, bei Stellen anzurufen, Informationen einzuholen, Unterlagen zusammenzustellen und einen Vorgang möglichst eigenständig bis zur Erledigung zu begleiten.
Wichtig sind mir insbesondere:
- sehr selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
- Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Organisationstalent und ein guter Überblick
- sorgfältiger Umgang mit Fristen und wichtigen Schreiben
- sicheres und freundliches Auftreten am Telefon
- Hartnäckigkeit, wenn etwas geklärt werden muss
- keine Scheu vor Behörden und offiziellen Stellen
- gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
- die Fähigkeit, sich schnell in neue Sachverhalte einzuarbeiten
Absolute Vertraulichkeit
Da die Tätigkeit direkt für mich erfolgt und sowohl geschäftliche als auch private Angelegenheiten umfasst, hat Vertrauen für mich höchste Priorität.
Sie erhalten teilweise Einblick in sehr persönliche, geschäftliche und vertrauliche Unterlagen und Informationen.
Absolute Diskretion, Verschwiegenheit, Ehrlichkeit und Vertrauenswürdigkeit sind daher zwingende Voraussetzungen.
Ich suche eine Person, auf die ich mich verlassen kann und mit der sich eine langfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickeln kann.
Überwiegend Homeoffice & flexible Zeiteinteilung
Die Tätigkeit kann überwiegend von zu Hause aus erledigt werden.
Die Arbeitszeiten können weitgehend frei eingeteilt werden. Mir ist nicht wichtig, ob eine Aufgabe beispielsweise morgens, mittags oder abends erledigt wird.
Entscheidend ist, dass die übernommenen Aufgaben selbstständig, zuverlässig und rechtzeitig erledigt werden.
Bei Angelegenheiten mit Fristen oder festen Terminen richtet sich die Bearbeitung selbstverständlich danach.
Nur für bestimmte Aufgaben, Unterlagen oder Erledigungen ist gelegentlich eine Anwesenheit vor Ort erforderlich.
Minijob mit Perspektive
Die Tätigkeit beginnt zunächst auf Minijob-Basis.
Bei guter Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit, zukünftig mehr Stunden zu übernehmen. Je nach Interesse und Entwicklung kann die Tätigkeit später auch auf eine Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung ausgeweitet werden.
Ich wünsche mir daher gerne jemanden, der Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit hat und sich vorstellen kann, mit der Zeit weitere Aufgaben und Verantwortung zu übernehmen.
Wenn Sie gerne organisieren, Probleme lösen, selbstständig Entscheidungen vorbereiten und das gute Gefühl mögen, wenn ein Vorgang am Ende wirklich erledigt ist, freue ich mich darauf, Sie kennenzulernen.
Bitte schreiben Sie mir kurz etwas über sich, Ihre bisherigen Erfahrungen und ob Sie bereits mit Behörden, offiziellen Stellen oder anspruchsvollerem Schriftverkehr zu tun hatten.
