Office Manager (m/w/d)

Ihre Vorteile

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
• In einem telefonischen oder persönlichen Qualifizierungsgespräch prüfen wir gemeinsam mit Ihnen die Passgenauigkeit auf die Vakanz und erhöhen so Ihre Erfolgschancen
• Sie profitieren von dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilen Partner
• Angenehmes Arbeitsklima

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination aller administrativen Abläufe im Office- und Management-Umfeld
• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und projektrelevanten Aufgaben
• Terminkoordination, Reiseplanung, Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
• Betreuung und Pflege von Dokumentationen, Verträgen und internen Datenbanken (z. B. SharePoint)
• Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern
• Unterstützung bei regulatorischen und aufsichtsrechtlichen Reportings (z. B. Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für BaFin, Wirtschaftsprüfer, Aufsichtsrat)
• Mitwirkung bei internen Projekten, insbesondere bei Transformations- und Migrationsvorhaben
• Organisation von Office-Themen wie Infrastruktur, Einkauf und externe Dienstleistersteuerung

Ihre Qualifikationen

• Berufserfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Tätigkeit
• Keine Berührungsängste mit IT-Systemen (z.B. Einkaufssysteme)
• Freundliches Auftreten und Kommunikationsstärke
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung in Terminkoordinationen sowie bei diversen administrativen und organisatorischen Aufgaben

Über Hays:

Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.