Office Manager (m/w/d)
Permanent employee, Full-time · Hürth
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Wir suchen Dich!
Du liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick? Dann werde Teil von #teamIronMaxx als persönliche Assistenz unseres CEOs - mit deinem Organisationstalent, deiner Diskretion und deinem Gespür für Menschen bringst du Struktur in den beruflichen wie persönlichen Alltag unseres Geschäftsführers.
Ob geschäftliche Strategien, private Termine oder Immobilienprojekte - Du bist das Bindeglied, das alles am Laufen hält.
Das erwartet Dich
Strategische und organisatorische Unterstützung
- Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Eigenverantwortliche Übernahme von administrativen Aufgaben
- Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen, Events etc.
- Termin- und Fristenkontrolle
- Erstellung und Aufbereitung von Texten, Präsentationen sowie Auswertung von Daten und Statistiken
- Vorbereitung und Erledigung interner und externer Korrespondenz sowie Vorbereitung von Dokumenten zur Unterschriftslegung
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen sowie Verwaltung von Anfragen im Bereich Unternehmenskommunikation und PR
Immobilienverwaltung
- Unterstützung bei der operativen und administrativen Verwaltung des privaten und geschäftlichen Immobilienportfolios
- Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Überwachung von Mietverträgen, Mietzahlungen sowie Nebenkostenabrechnungen
- Pflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen Dokumenten sowie Termin- und Fristenkontrolle
- Kommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und Behörden
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Investitions- oder Verkaufsprojekten im Immobilienbereich
Alltagskoordination
- Koordination von persönlichen Terminen, privaten Events und Reisen des CEOs
- Buchung von Flügen, Hotels, Transport für private Reisen sowie Bereitstellung relevanter Reiseunterlagen
Das bringst Du mit
Bildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium - idealerweise mit dem Schwerpunkt Immobilienwirtschaft, Hospitality oder Office Management
Erfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe, im Projektmanagement sowie in der Verwaltung von Immobilien von Vorteil
Fachliche Kenntnisse
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Projektmanagement-Tools, wie z.B. Asana
- Ausgeprägte schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit auf deutscher und englischer Sprache, weitere Sprachen von Vorteil
- Kenntnisse in der optimalen Koordination diverser sowie zeitkritischer Projekte
Soft Skills
- Sicherer und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Organisationsstärke
- Professionelles und verbindliches Auftreten sowie hoher Qualitätsanspruch
- Vertrauensvolle, teamfähige Persönlichkeit mit Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
Zusätzliche Anforderungen
- Reisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z.B. bei Events, Immobilien, weiteren Standorten, etc.)
- Führerschein der Klasse B
Das bieten wir Dir
DAS IST BEI UNS SELBSTVERSTÄNDLICH
- Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-Tätigkeit
- Von Werkstudierenden bis zur Geschäftsführung - bei uns gilt sofort das „Du“
- Gleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauert
- Firmenparkplätze mit Wallboxen - für eine nachhaltige Zukunft
- Modernes Equipment - Curved Monitore und höhenverstellbare Tisch
- Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
- Weiterentwicklung - fachlich und persönlich
- Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch!
DAS GIBT ES BEI UNS ON TOP
- Urban Sports Club - für jeden was dabei
- Corporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und Events
- Monatliches Team-Frühstück
- Mitarbeiterrabatt auf unsere Produkte
- IronMaxx® Welcome-Package für einen erfolgreichen Start
- IronMaxx® Prämie für jeden erfolgreich empfohlenen Mitarbeiter
Unser Tipp: Der personal fit ist uns wichtig, alles Weitere bringen wir Dir durch Schulungen und Weiterbildungsangebote bei. Solltest Du also nicht zu 100% die Anforderungen für diese Position mitbringen, bewirb dich trotzdem. Vielleicht bist genau Du die Person, die wir in unserem IronMaxx® Team noch brauchen!
Bei uns findest Du keine Stellen, sondern Chancen zusammen mit uns die internationale Erfolgsgeschichte von IronMaxx® weiterzubringen.
#CREATEYOURJOB - wir verbinden nicht nur Lifestyle & Job, sondern bieten Dir die Möglichkeit unsere Brand nachhaltig mitzugestalten und Deine Identity in die Unternehmenskultur von IronMaxx® einfließen zu lassen.
Bei uns werden Erfolge sichtbar - gehst du mit?
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Über uns
IronMaxx® Nutrition - Premium Sportnahrung aus Deutschland
Qualität & Innovationen
Erlebe die Zukunft der Sportnahrung mit IronMaxx® - designed in Germany! Unser Ziel: die beste Sportnahrung weltweit. Dank ständiger Produktentwicklung und höchsten Qualitätsstandards wurden wir mit dem Landesehrenpreis für ausgezeichnete Lebensmittelqualität in Nordrhein-Westfalen ausgezeichnet.
Leidenschaft & Fortschritt
Wir ruhen uns nicht auf unseren Erfolgen aus. Mit Leidenschaft und Innovationskraft entwickeln wir ständig neue Supplements, die nicht nur wirken, sondern auch begeistern und schmecken. Durch neueste Studien und praktische Feldforschung in Zusammenarbeit mit Profisportvereinen und unseren Kunden treiben wir seit 2004 die Sport- und Fitnessernährung voran.
Einzigartige Produkte
Von Proteinpulvern in über 31 Geschmacksrichtungen bis hin zur IronMaxx® Protein Creme, dem süßesten Brotaufstrich mit höchstem Proteingehalt - wir setzen ständig neue Maßstäbe. Unsere Produktpalette umfasst Basics für Kraft/Ausdauer, Muskelaufbau, Diät sowie intelligente Nahrungsergänzungsmittel.
Vertrauen & Erfolg
Namhafte Profivereine wie die „Kölner Haie“ und der VfL Gummersbach vertrauen auf unsere Effizienz und Expertise. Unsere Produkte sind in vielen Fitnessstudios, Apotheken und Body-Stores, aber auch im LEH (LIDL, Rewe, Kaufland & Co.) ein fester Bestandteil des Produktsortiments und in ganz Europa unverzichtbar geworden.
High Performance
Erlebe auch Du die High Performance von IronMaxx® - weil das Ziel das Ziel ist.
We are looking for you!
Are you an all-rounder and a natural organizational talent? As personal assistant to the CEO, you will help to realize our vision.
Be the driving force behind the scenes: your passion for efficiency and eye for detail make you the unbeatable support champion in our dynamic team!
Your Tasks
Personal
- Coordinating the CEO's personal appointments, private events and travel
- Booking flights, hotels and transportation for private travel, ensuring the availability of relevant travel documents
- Taking care of purchases for personal needs, as well as researching and ordering gifts
- Managing personal correspondence via email, telephone or in person
- Maintaining personal documents, archiving important records and creating reports as needed
- Participating in or supporting personal projects or initiatives of the CEO
- Coordinating household chores, childcare, repairs, cleaning staff and maintenance work
- If interested, insights into real estate and financial management
Business
- Responsible and proactive support of the management in all organizational, operational and administrative tasks
- Close support of the management and the division managers in their day-to-day business
- Planning, organization, preparation and follow-up of meetings, appointments, events and business trips for the management
- Research on and planning as well as support of events and innovations for our company, creation and preparation of texts, presentations and evaluation of data and statistics
- Preparing and handling internal and external correspondence and documents for signature
- Project work in the field of corporate communications
- Assisting in the preparation of decision-making bases and strategic developments
Your Qualification
Education
- Completed commercial training or studies
Experience
- Relevant professional experience in the commercial field, preferably as an assistant
- Experience in project management
- Experience in working with children is an advantage
Professional Skills
- Very good understanding of business processes, preferably in the real estate sector
- Very good user knowledge of MS Office
- Fluent German and English
Soft Skills
- Organizational and communication skills
- Sensitive handling of confidential data and situational tact
- Friendly and pleasant interaction with children
- Friendly manner combined with professionalism and a warm welcome
- Reliable, proactive and solution-oriented approach
- Independent, structured and proactive approach
- Flexible handling of changing requirements
Why us?
WHAT’S STANDARD FOR US
- Up to 30 vacation days for full-time employment
- From working students to top management - everyone is on a first-name basis
- Flexible working hours - for those mornings when things take a bit longer
- Company parking with charging stations - for a sustainable future
- Modern equipment - curved monitors and hight-adjustable desks
- Asset-building benefits and company pension schemes
- Professional and personal development opportunities
- Company events - we celebrate our success together!
ADDITIONAL PERKS
- Urban Sports Club - something for everyone
- Corporate Benefits - great discounts on technology, travel, dining and events
- Monthly team breakfast
- Employee discount on our products
- IronMaxx® Welcome Package for a successful start
- IronMaxx® bonus for every successfully referred employee
Our tip: Personal fit is important to us, and we'll teach you everything else through training and development programs. Even if you don't meet 100% of the requirements for this position, apply anyway. Maybe you're the perfect addition to our IronMaxx® team!
With us, you won’t find just jobs, but opportunities to continue building the international success story of IronMaxx®.
#CREATEYOURJOB - we combine lifestyle & work, offering you the chance to shape our brand sustainably and integrate your identity into IronMaxx®’s corporate culture.
Our successes are visible - will you join us?
Apply for this job
About us
Quality & Innovations from IronMaxx® Nutrition
Premium sports nutrition - Designed in Germany!
Producing the best sports nutrition worldwide is the goal of IronMaxx®.
The production of highly efficient sports nutrition of the best quality and the constant further development of our products led to the award of the State Prize for Excellent Food Quality by the State of North Rhine-Westphalia. However, this is no reason for us to rest on our laurels - we are constantly working with the greatest passion to offer you supplements that inspire, work and taste great! The integration of the latest study results and the evaluation of practical field research in cooperation with professional sports clubs and our customers have led to permanent innovation in the development of new sports and fitness nutrition at IronMaxx® Nutrition since the company was founded in 2004.
In addition to the basics of sports nutrition in the areas of strength/endurance, muscle building and diet, this includes effective nutritional supplements for health and prevention, intelligent new combinations of active ingredients and improved dosage forms, such as our Tricaps®.
In the area of protein products, for example, IronMaxx® has set a milestone in the evolution of the latest sports nutrition products with the development of water-based protein powders in over 31 flavors. The sweet spread with the world's highest protein content, IronMaxx® Protein Creme, also comes from us.
Designed in Germany - as a German sports nutrition manufacturer, IronMaxx® is also committed to outstanding quality and seamless quality control.
High performance - the goal is the goal.
Well-known professional clubs, such as the eight-time German ice hockey champions, the "Kölner Haie", or the traditional handball club VfL Gummersbach with its unique success story, have relied for years on the efficient sports nutrition from IronMaxx® and on our expertise in the use and mode of action of nutritional supplements.
While in many areas of life the "path is often proclaimed as the goal", our customers usually have a very clear idea of their "dream body" and its desired performance. This passion to achieve their personal goal is something we share with all our partners and customers - be it an athletic body, achieving new personal bests, reducing body weight or achieving sporting team success.
IronMaxx® products have therefore become an integral part of the product range of many European fitness studios, wholesalers, pharmacies and body stores in recent years due to their high quality.
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We appreciate your interest in IronMaxx Nutrition GmbH & Co. KG. Please fill in the following short form. Should you have any difficulties in uploading your files, please contact us by mail at personal@ironmaxx.de
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