Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten
Operative Buchhaltung und Finanzadministration
- Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen
- Vorbereitung und Unterstützung bei Ausgangsrechnungen
- Kontierung und Buchung laufender Geschäftsvorfälle, soweit intern vorgesehen
- Pflege von Kreditoren-, Debitoren- und Sachkonten
- Klärung offener Posten
- Abstimmung von Konten, Salden und Zahlungsflüssen
- Unterstützung beim Mahnwesen
- Ablage, Dokumentation und Pflege buchhaltungsrelevanter Unterlagen
- Sicherstellung der Einhaltung interner Freigabe- und Zahlungsprozesse
Zahlungsverkehr und Liquiditätsunterstützung
- Vorbereitung von Zahlungsläufen
- Prüfung von Zahlungsfreigaben gemäß internen Richtlinien
- Abstimmung mit Banken, Lieferanten und internen Freigabestellen
- Unterstützung bei der kurzfristigen Liquiditätsübersicht
- Überwachung fälliger Zahlungen und Zahlungseingänge
- Abstimmung von Bankkonten
- Dokumentation von Zahlungsvorgängen und Freigaben
Monats-, Quartals- und Jahresabschluss
- Vorbereitung von Abschlussunterlagen
- Kontenabstimmungen im Rahmen von Monats- und Jahresabschlüssen
- Unterstützung bei Rückstellungen, Abgrenzungen und Umbuchungen
- Zusammenstellung von Unterlagen für Steuerberater
- Pflege von Abschlusschecklisten
- Nachverfolgung offener Punkte im Abschlussprozess
- Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen für die Geschäftsführung
Internationale Abstimmungen und Intercompany - Themen
- Abstimmung mit Ansprechpartnern in UK, Indien und China
- Unterstützung bei Intercompany - Abrechnungen und - Abstimmungen
- Prüfung und Dokumentation konzerninterner Leistungsverrechnungen
- Unterstützung bei der Abstimmung von Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen Gesellschaften
- Nachverfolgung internationaler Zahlungsvorgänge
- Koordination von Unterlagen zwischen lokalen Buchhaltungen, Steuerberatern und dem deutschen Finanzwesen
- Unterstützung bei währungsbezogenen Abstimmungen und Dokumentationen
Reporting und Auswertungen
- Vorbereitung standardisierter Reports für die Leitung Finanzwesen
- Erstellung von Übersichten zu offenen Posten, Zahlungsstatus, Kostenstellen oder Projektkosten
- Pflege von Excel - Auswertungen und ERP - Daten
- Aufbereitung von Kennzahlen für interne Besprechungen
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung bestehender Reportingstrukturen
Prozess- und Dokumentationsunterstützung
- Dokumentation wiederkehrender Finanzprozesse
- Pflege von Checklisten, Fristenkalendern und Arbeitsanweisungen
- Identifikation von Prozessschwachstellen im operativen Tagesgeschäft
- Unterstützung bei der Standardisierung von Freigabe-, Buchungs- und Abstimmungsprozessen
- Sicherstellung nachvollziehbarer Ablage- und Dokumentationsstrukturen
Fachliches Anforderungsprofil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Finanzbuchhaltung
- Mehrjährige Berufserfahrung im operativen Finanz- oder Rechnungswesen
- Sicherer Umgang mit Buchhaltungsprozessen, Kontenabstimmungen und Zahlungsverkehr
- Gute Kenntnisse in MS Excel
- Erfahrung mit ERP- oder Buchhaltungssystemen
- Strukturierte, sorgfältige und termintreue Arbeitsweise
- Verständnis für interne Kontrollen und Freigabeprozesse
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Persönliches Anforderungsprofil
- Hohe Zahlenaffinität und Genauigkeit
- Verlässlichkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanzdaten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Kommunikationsstärke im internationalen Umfeld
- Serviceorientierung gegenüber internen Fachbereichen
- Belastbarkeit bei Fristen und Abschlussphasen
- Fähigkeit, wiederkehrende Abläufe konsequent und fehlerarm umzusetzen
- Bereitschaft, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern
