Leitung Empfang & Bürobetrieb für unser Shared Office Center (m/w/d)

Leitung Empfang & Bürobetrieb für unser Shared Office Center (m/w/d)

Standort: Leverkusen
Anstellungsart: Teilzeit oder Vollzeit, Unbefristet

Über uns

Wir sind ein modernes und dynamisches Shared Office Center im Herzen von Leverkusen. Wir bieten innovativen Unternehmen, Start-ups und etablierten Firmen eine professionelle und inspirierende Arbeitsumgebung. Unser Erfolg basiert auf exzellentem Service, einer erstklassigen Infrastruktur und einer Atmosphäre, in der sich unsere Mieter voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Um diesen hohen Standard zu gewährleisten und weiter auszubauen, suchen wir eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit, die als organisatorischer Dreh- und Angelpunkt unseres Centers agiert.
Deine Mission:
Als Leitung Empfang & Bürobetrieb bist Du das Herz und die Seele unseres Centers. Du bist nicht nur die erste Ansprechperson für unsere Mieter und deren Gäste, sondern auch die treibende Kraft, die im Hintergrund für einen reibungslosen und perfekt organisierten Betriebsablauf sorgt.
Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Führungserfahrung und Deiner „Hands-on“-Mentalität prägst Du maßgeblich den Erfolg unseres Standorts und die Zufriedenheit unserer Community. Du übernimmst die volle operative Verantwortung und hast den Gestaltungsspielraum, Prozesse aktiv zu optimieren und ein exzellentes Service-Umfeld zu schaffen.
Deine Verantwortungsbereiche im Detail:
Ganzheitliches Office- und Facility-Management:

• Du steuerst eigenverantwortlich die gesamte Organisation unserer Gemeinschaftsbereiche (Küchen, Lounges, Meetingräume, WC-Räume) und stellst sicher, dass diese stets repräsentativ, sauber und funktionsfähig sind.
• Du verantwortest die Beschaffung, den Einkauf und die Verwaltung sämtlicher Verbrauchs- und Büromaterialien - von Kaffeebohnen bis zu Toilettenpapier.
• Als zentrale Schnittstelle koordinierst und überwachst Du externe Dienstleister wie Reinigungsfirmen, Handwerker, Hausmeister und Lieferanten und sicherst die Qualität der erbrachten Leistungen.

Dabei gilt: Du verbindest organisatorisches Geschick mit praktischer Tatkraft. Deine Verantwortung endet nicht bei der Koordination von Dienstleistern, sondern umfasst alle Aspekte, die zu einem reibungslosen Büroalltag beitragen. Dazu zählt für Dich ganz selbstverständlich auch, die Spülmaschine auszuräumen, die Kaffeemaschine zu pflegen oder die Pflanzen zu gießen - kurz gesagt: Du packst überall dort an, wo es nötig ist.
Führung und Koordination des Frontdesk-Teams:

• Dir obliegt die fachliche Führung, Anleitung und Einsatzplanung des kleinen Teams am Empfang.
• Du stellst durch das Anlernen und Motivation der Aushilfskräfte ein konsistent hohes Servicelevel sicher und agierst als Vorbild für Professionalität und Gastfreundschaft.

Professionelle Repräsentation und Mieterbetreuung:

• Du bist die Visitenkarte unseres Hauses und gewährleistest einen herzlichen und kompetenten Empfang für alle Mieter und Besucher.
• Du managst die Telefonannahme..
• Als erste Anlaufstelle verantwortest Du die zuverlässige Annahme, sorgfältige Sortierung und termingerechte Verteilung der gesamten Brief- und Paketpost. Zudem sicherst Du durch die Digitalisierung von Dokumenten einen reibungslosen Informationsfluss für unsere Mieter.
• Du agierst als proaktive Ansprechperson für die Anliegen unserer Mieter, managst die Buchungen und die Vorbereitung des Meetingraums und übernimmst kleinere administrative Aufträge.

Administrative Steuerung und Stakeholder-Management:

• Du bist die primäre Kontaktperson für die Geschäftsleitung und externe Partner und sorgst für eine effiziente und lösungsorientierte Kommunikation.
• Du unterstützt bei der Optimierung interner Abläufe und trägst durch Dein vorausschauendes Handeln zur Effizienz des gesamten Centers bei.

Was Du mitbringst - Dein Profil:

• Qualifikation: Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelfachfrau/-mann, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Du bringst mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung in einer Position mit umfassender Organisationsverantwortung mit - idealerweise aus einem anspruchsvollen Umfeld wie einer Kanzlei, einer Arztpraxis, der gehobenen Hotellerie oder einem anderen serviceorientierten Dienstleistungsunternehmen.
• Führungskompetenz: Du hast idealerweise bereits erste Erfahrung in der fachlichen Anleitung von Mitarbeitern oder kleinen Teams gesammelt und verstehst es, andere zu motivieren und zu koordinieren.
• Organisationsstärke: Du bist ein Naturtalent in der Organisation, arbeitest hochstrukturiert, behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick und kannst Prioritäten setzen.
• Persönlichkeit: Du überzeugst durch ein souveränes, professionelles und freundliches Auftreten. Eine ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung, hohe Eigeninitiative und Zuverlässigkeit zeichnen Dich aus.
• IT-Kenntnisse: Du bist versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen oder mit dem Google Workspace).

Was wir Dir bieten - unsere Wertschätzung:

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition: Bei uns bist Du nicht nur ausführende Kraft, sondern eine zentrale Management Person mit großem Gestaltungsspielraum und direkter Verantwortung für den Betriebserfolg.
• Attraktives Vergütungspaket: Wir bieten Dir ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt, je nach Qualifikation und Erfahrung.
• Zusatzleistungen & Benefits: Wir bieten unseren Mitarbeitern ein spannendes Paket an Benefits wie eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club. Frag uns gerne im Bewerbungsgespräch danach.
• Professionelle Entwicklung: Wir investieren in Deine Zukunft mit einem Budget für relevante Fort- und Weiterbildungen.
• Angenehmes Arbeitsumfeld: Freue Dich auf eine moderne Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien sowie eine offene Kommunikationskultur.
• Sicherheit und Perspektive: Wir bieten Dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem wachsenden und zukunftssicheren Marktumfeld.

Haben wir Dein Interesse geweckt?

Wenn Du Dich in dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Rolle wiederfindest und mit uns gemeinsam den Erfolg unseres Shared Office Centers gestalten möchtest, freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung.
Diversity & Gleichberechtigung sind für uns selbstverständlich - wir schätzen Vielfalt in jeder Form.