Kauffrau*mann für Bürokommunikation (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Organisation des Institutssekretariats und organisatorische Unterstützung im Kompetenzzentrum
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z. B. Bestellwesen, Budgetübersicht, Verwaltung von Drittmitteln, Erstellen und von Präsentationen und Vorträgen
• Schnittstelle zur Verwaltung und nach Extern
• Erledigung der Korrespondenz (E-Mail, Telefon, Post)
• Terminplanung/ Kalenderpflege
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Events
• Mitorganisation und -durchführung von Institutsveranstaltungen, auch Lehrveranstaltungen (intern/extern; Präsenz/ Zoom)
• Abrechnung von Reisekosten, Rechnungen, (Auszahlungsanordnungen)
• Arbeiten mit Datenbanken (Dateneingabe und Validierung, sorgfältige Pflege der Datenbanken sowie Erstellung von Abfragen und Aufbereitung der Ergebnisse etc.)

Ihr Profil

• Sie haben eine Ausbildung zum/zur Kauffrau*mann für Bürokommunikation, Rechtsanwalts- / Notarfachangestellte*r, Kauffrau*mann für Eventmanagement oder eine vergleichbare Ausbildung erfolgreich abgeschlossen
• Sie verfügen idealerweise über einschlägige, mehrjährige Berufserfahrung
• Sie beherrschen den Umgang mit dem MS Office Paket sicher und haben Erfahrung mit anwendungsbezogenen Datenbanksystemen
• Sie pflegen einen freundlichen, verbindlichen und sicheren Umgang im persönlichen und telefonischen Kontakt
• Sie arbeiten sorgfältig, ziel- und teamorientiert und bringen eigene Lösungsvorschläge ein
• Eine schnelle Auffassungsgabe, Diskretion und Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Führerschein Klasse B (vormals Klasse 3)