Allgemeines
Im Bereich Ressort Landesbezirksleitung ist die Stelle Controlling und Personalcontrolling eines
Gewerkschaftssekretärs bzw. einer Gewerkschaftssekretärin zu besetzen.
Der/Die Gewerkschaftssekretär*in unterstützt den Landesbezirk, die Führungs- und Steuerungsaufgaben bei den Kernaufgaben:
Arbeitsplanungsverfahren, Beitragseinnahmeprognose und Berichtswesen/Analyse/Evaluation. Der Bereich unterstützt verschiedene ver.di-Gliederungen mit seiner Expertise, etwa in Form von Sonderauswertungen zur Evaluation oder Wirkungsmessung.
Aufgabenschwerpunkte bei der Kernaufgabe Arbeitsplanung
- .Vorbereitung, Unterstützung der Durchführung und Nachbereitung der Arbeitsplanungsgespräche
- Aufgabenschwerpunkte bei der Aufgabe Beitragseinnahmenprognose (BE)
- Vorbereitung, Unterstützung der Durchführung und Nachbereitung der BE-Prognosegespräche und Budgetzuweisungen
- Weiterentwicklung der BE-Prognose und Beratung des Landesbezirks, z. B. durch Analysen und deren Automatisierung und der verwendeten Prognose-Werkzeuge
Aufgabenschwerpunkte bei der Kernaufgabe Berichtswesen/Analyse/Evaluation
- Erstellung und Versand der regelmäßigen Berichte
- Erstellung und Versand von Sonderberichten, insb. zu Austritten und Haltearbeit, sowie Analyse, Evaluation und Monitoring von (Erschließungs-)Maßnahmen, Tarifrunden, Organisationsverändernden Grundsatzentscheidungen
- Finanzierung und Abstimmung von Personalkosten:
- Überwachung der Budgetierung und Mittelverwendung in Zusammenarbeit mit den Bereichen
Abrechnung und Rechnungslegung:
- Durchführung der quartalsweisen und jährlichen Personalkostenabrechnung in enger Zusammenarbeit mit dem Finanzbereich.
- Erstellung und Prüfung von Rechnungen im Zusammenhang mit Personalkosten (z. B. Weiterbelastungen, Kostenträgerrechnungen).
- Sicherstellung der korrekten Verrechnung von Personalkosten auf interne und externe Kostenträger.
Berichtswesen und Analyse:
- Erstellung von Berichten und Analysen zu Personalkosten, Finanzierungsstatus und Abrechnungsdaten.
- Unterstützung bei der Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen im Bereich Personalkosten.
- Entwicklung von Kennzahlen und Reporting-Tools zur besseren Steuerung der Personalkosten.
Büroverwaltende Tätigkeiten
- Allgemeine Bürotätigkeiten (Bürotechnik, Textverarbeitung u. Präsentationsgestaltung, Ablauforganisation für das eigene Arbeitsgebiet, Ablage)
Anforderungsprofil
Das Anforderungsprofil der Stelle ergibt sich aus der Anlage 1 (ausführliche Tätigkeitsbeschreibung gem. EG 7.3.1.1) der GBV Entgelt in der aktuellen Fassung. Die Anforderungskriterien und Anforderungsstufen zu Wissen und Können, Anforderungen an soziale Kompetenzen und Anforderungen an Verantwortung sind in der Anlage 2 der GBV Entgelt in der aktuellen Fassung ausführlich beschrieben.
Insbesondere werden Bewerbungen von Kolleginnen und Kollegen erwartet, die folgende Anforderungen erfüllen:
- Praktische Erfahrungen im Controlling
- Fähigkeiten in den Bereichen Datenerhebung, Datenaufbereitung und Datenanalyse durch formale Qualifizierung und/ oder praktische Arbeitserfahrung, insb. mit MS Excel, Fähigkeiten anderer einschlägiger Anwendungen wünschenswert (ver.di intern: MIBS, GinMIBS, SAT, Betriebsatlanten;
- Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit komplexe Sachverhalte zu strukturieren
- Hohe kommunikative und soziale Kompetenz, insb. hinsichtlich der Übersetzung und Vermittlung von Planungs- und Controlling-bezogenen Fragestellungen (mündlich sowie schriftlich in Text und Graphik)
Anforderungen an Verantwortung fachliche Verantwortung:
für die selbständige und eigenverantwortliche Bearbeitung besonders komplexer Aufgabengebiete nach allgemeinen Richtlinien mit Entscheidungsbefugnis in fachlichen Fragen und für teils umfangreiche fachliche Koordinierungs- und Abstimmungsprozesse
Politische, strategische Verantwortung:
- für die Umsetzung von Beschlüssen/Vorgaben und die Erreichung der Ziele der Organisation im Rahmen komplexer Aufgabengebiete
- Finanzverantwortung (Anforderungsstufe 3):
- für die Budgetplanung und Überwachung der eigenen (Teil-)Projekte und Arbeitspakete und für den sorgfältigen Umgang mit Finanz- und Sachmitteln sowie Kontrolle und Berichtspflicht
Fachkenntnisse:
Einschlägige Fachkenntnisse über den Aufgabenbereich Controlling, ebenso einschlägige Budgetierungs-, Planungs- und Reportingkenntnisse und wirtschaftswissenschaftliche Kenntnisse (BWL und VWL).
Einschlägige Verwaltungskenntnisse:
Kenntnisse im Finanz- und Rechnungswesen; Kenntnisse im Controlling; Kenntnisse der Budgetvorgaben und -richtlinien für den eigenen Zuständigkeitsbereich; kalkulatorische Kenntnisse
Sprachkenntnisse:
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
