Fachgruppenleiter:in im Bereich Sachbearbeitung und Verwendungsnachweisprüfung (w/m/d)

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Fachgruppenleiter:in im Bereich Sachbearbeitung und Verwendungsnachweisprüfung (w/m/d)

Dienstort: Jülich oder Berlin

Ihre Aufgaben

• Sie leiten die Fachgruppe „Sach­bearbeitung und VN-Prüfung“ (ESN 09), bestehend aus voraus­sichtlich 18 Mitarbeiter:innen an den Standorten Berlin und Jülich.
• Sie führen und entwickeln Ihre Mitarbeiter:innen wert­schätzend und kompetenz­fördernd.
• Sie vertreten die Fach­gruppe im ESN-Leitungsteam und in PtJ-internen Gremien.
• Sie sind für die zentrale Koordination der E-Akte Bund sowie für die Umsetzung notwendiger Anpassungen in Abstimmung mit dem Leitungs­team zuständig.
• Sie sind für die Planung, Fest­legung, Über­wachung und Kontrolle der Aufgaben­erfüllung und des Personal­einsatzes zuständig.
• Sie gewährleisten eine fach­bereichs- und fach­gruppen­über­greifende Zusammen­arbeit aller anfallenden Aufgaben.
• Sie nehmen an Fach­gesprächen mit dem Schwer­punkt Verwendungs­nachweis­prüfung teil und sind für die Vor- und Nach­bereitung verant­wortlich.
• Sie haben die Personal­ressourcen in Kooperation mit den zuständigen Fachbereichs­leitungen im Blick.
• Sie priorisieren Aufgaben bezüglich Dring­lichkeit und Wichtig­keit der Erledigung und über­wachen die Einhaltung von Terminen und Fristen, insbesondere im Hinblick auf das geltende Qualitäts­management­system.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungs­fach­angestellte:r, eine kauf­männische Ausbildung im Bereich Büro­management oder vergleichbare Voraus­setzungen.
• Sie besitzen Kenntnisse in den einschlägigen haushalts­recht­lichen Bestimmungen des Bundes bzw. der Länder und den dazu erlassenen Verwaltungs­vorschriften.
• Sie bringen Kenntnisse in den Grund­lagen, Abläufen und Verzweigungen von Zuwendungs­bescheiden im Rahmen der Verwendungs­nachweis­prüfung mit.
• Sie besitzen Grund­kenntnisse im Projekt- und Prozess­management sowie eine hohe IT-Affinität, insbesondere im Zusammen­hang mit der Digitalisierung von Prozessen und im Umgang mit Datenbank­systemen.
• Sie haben fundierte Erfahrung in der Führung von Mitarbeiter:innen gesammelt und besitzen eine ausgeprägte Fähig­keit zur reflektierenden und ziel­orientierten Selbst­führung.
• Gegenüber Vertreter:innen von Wissen­schaft, Wirtschaft und Politik zeigen Sie ein sicheres und gewandtes Auftreten.
• Für Sie ist eine ausgeprägte Service- und Kunden­orientierung selbst­verständlich.
• Sie sind motiviert und verfügen über ausge­prägte Team- und Kommunikations­fähigkeiten.
• Sie besitzen sehr gute Deutsch­kenntnisse (C2-Level) und gute Englisch­kenntnisse (B2- / C1-Level).
• Sie sind offen für Dienst­reisen.