Executive Assistant / Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir suchen ab sofort einen Executive Assistant / Assistent der Geschäftsführung (m/w/d)

Vollzeit | Frechen | Festanstellung
Du suchst mehr als klassisches Assistenz-Tagesgeschäft und möchtest eine vertrauliche Rolle in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung? In unserer Zentrale in Frechen bei Köln suchen wir ab sofort eine engagierte und loyale Assistenz. Du unterstützt organisatorisch sowie inhaltlich und begleitest als zentrale Schnittstelle Projekte in Einkauf, Lagerlogistik und Expansion bis zur Umsetzung. Loyalität, Diskretion und vorausschauendes Handeln sind uns dabei ebenso wichtig wie ein souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Partnern.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

DEINE AUFGABEN

• Vertrauensfunktion & Schnittstellenrolle Du unterstützt die Geschäftsführung direkt, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass Prioritäten gesetzt und To-Dos umgesetzt werden.
• Projektsteuerung & UmsetzungsbegleitungDu begleitest Projekte in den Bereichen Einkauf, Lagerlogistik und Expansion. In diesem Rahmen terminierst und verfolgst Du Meilensteine, moderierst Abstimmungsmeetings, koordinierst Schnittstellen und stellst sicher, dass getroffene Entscheidungen umgesetzt werden.
• Entscheidungsvorbereitung & Reporting Du bereitest Entscheidungsgrundlagen und Präsentationen auf, erstellst Status- und KPI-Reports und lieferst der Geschäftsführung die Fakten für fundierte Entscheidungen.
• Organisation & zentrale Koordination Du steuerst und priorisierst den Kalender, koordinierst interne und externe Termine, übernimmst die Reiseorganisation sowie die Korrespondenz auf Führungsebene und sorgst für lückenlose Meetingvorbereitung und Nachbereitung (inkl. Protokollen, To-Do-Tracking und Follow-ups).
• Operative Verantwortung & Sonderaufgaben Nach Absprache übernimmst Du eigenverantwortliche Themenbereiche, unterstützt bei Investitions- und Standortfragen und gehst sensibel mit vertraulichen Informationen um.

DAS BRINGST DU MIT

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen und bringst mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion mit.
• Du handelst diskret, loyal und übernimmst verantwortungsbewusst den Umgang mit vertraulichen Themen.
• Du arbeitest proaktiv: Du erkennst Anforderungen frühzeitig, priorisierst sinnvoll und triffst die notwendigen Vorbereitungen.
• Du bringst Erfahrung in der Projektkoordination bzw. im Projektmanagement mit und hältst Meilensteine, Fristen und Verantwortlichkeiten zuverlässig nach.
• Du arbeitest strukturiert; auch bei hohem Arbeitsaufkommen bleibst Du souverän und sorgst für die Umsetzung.
• Du beherrschst MS Office sicher (insb. PowerPoint & Excel), bereitest komplexe Inhalte verständlich auf und erstellst präzise Protokolle.
• Du kommunizierst souverän, moderierst Meetings sicher und stimmst bereichsübergreifend mit internen und externen Stakeholdern ab.
• Du bist reisebereit für gelegentliche Termine innerhalb Deutschlands; Auslandseinsätze sind gelegentlich möglich.