Willkommen bei ESD
Mit über zwanzig Jahren Branchenerfahrung sind wir der Spezialist für Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen. Für unsere Kunden der unterschiedlichsten Branchen besetzen wir deutschlandweit Empfänge und unterstützen im Tagesgeschäft. Zur Unterstützung unserer Teamleitung suchen wir Organisationstalente mit hoher Sozialkompetenz und Verantwortungsbewusstsein. Das klingt ganz nach Ihnen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Empfangsmitarbeiterin und Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit
- Vollzeit
- 53121 Bonn, Deutschland
- Mit Berufserfahrung
- 27.07.26
Wir suchen für unseren Kunden, Forschungseinrichtung im öffentlichen Bereich, am Standort Bonn eine Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d) in Vollzeit (43 Std./Woche)
Arbeitszeiten:
Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 17:00 Uhr
und
Freitag von 8:00 bis 15:00 Uhr
Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz:
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit
- Persönlicher Kontakt zu den Mitarbeitern vor Ort
- Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
- ÖPNV in unmittelbarer Nähe
- kostenlose Parkplätze in der Umgebung
Das bieten wir Ihnen bei ESD:
- Langfristige Festanstellung - unbefristeter Anstellungsvertrag
- festes Monatsgehalt
- Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
- Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
- Erstattung des Deutschlandticket
- keine Nacht- und Wochenenddienste
- umfassende Einarbeitung
- abwechslungsreicher Arbeitsalltag
- Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
- Direkter Kontakt zur Teamleitung
Ihre Aufgaben
1. Koordination und Durchführung von Beschaffungen
Sie verantworten den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung, u. a.:
- Einholung und Vergleich von Angeboten (Laborbedarf, wissenschaftliche Geräte, IT, Dienstleistungen).
- Bewertung von Preisen, Lieferfristen und technischen Spezifikationen.
- Erstellung von Bestellungen im ERP-System.
- Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und technischen Teams zur Klärung individueller Beschaffungsanforderungen.
2. Vergaberechtliche Vorgaben sicherstellen
Da die Einrichtung dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt, gewährleisten Sie:
- Anwendung der UVgO / VgV gemäß Wertgrenzen.
- Erstellung vollständiger Vergabedokumentationen, Begründungen und Vermerke.
- Durchführung von beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben.
- Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit.
3. Lieferantenmanagement & Kommunikation
Sie sind erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten:
- Verhandlungen zu Lieferzeiten, Preisen und Vertragsdetails.
- Klärung technischer Rückfragen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
- Pflege und Weiterentwicklung des Lieferantenpools.
- Identifikation geeigneter neuer Anbieter im Rahmen geltender Richtlinien.
4. Rechnungsprüfung & Budgetabgleich
Zu Ihren Aufgaben gehören
- Prüfung von Rechnungen inklusive Mengen-, Preis- und Qualitätsabgleich.
- Klärung von Differenzen mit Lieferanten und internen Bedarfsträgern.
- Unterstützung bei Budgetkontrollen und Jahresabschlussarbeiten.
5. Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen
Sie beraten die Fachbereiche u. a. zu:
- technischen Beschaffungswegen,
- geeigneten Lieferanten,
- Vergabeverfahren,
- eiligen und projektspezifischen Bedarfen.
Viele Forschungsprojekte erfordern kurzfristige, teils internationale Beschaffungen - daher arbeiten Sie eng und lösungsorientiert mit den Forschungsteams zusammen.
6. Dokumentation, Ablage & Digitalisierung
Sie stellen ein transparentes Beschaffungswesen sicher:
- Führung vollständiger digitaler Einkaufsakten.
- Erstellung von Übersichten, Berichten und Auswertungen für die Leitungsebene.
- Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. elektronische Vergabe, digitale Aktenführung).
7. Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten
Beispielsweise:
- Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsstrategien (gemäß gesetzlichen Vorgaben).
- Optimierung von Bestell- und Freigabeprozessen.
- Qualitätssicherung und interne Prozessprüfung.
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung im Einkauf, vorzugsweise im öffentlichen oder wissenschaftlichen Bereich.
- Kenntnisse im Vergaberecht (UVgO / VgV) oder Bereitschaft zur entsprechenden Fortbildung.
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Strukturierte, sorgfältige und dokumentationsstarke Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
Finden Sie sich in der Beschreibung wieder? Dann sollten wir uns kennenlernen! Bewerben Sie sich schnell und unkompliziert über unser Bewerbungsformular. Hier können Sie Zeugnisse und Lebenslauf ganz bequem hochladen.
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
Für Rückfragen erreichen Sie unser Bewerbermanagement unter den folgenden Rufnummern:
+49 6196 78070 - 22, 23 und 24
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