Compliance-Manager/in

Head of Compliance - Fairtrade International

Bonn, Germany

Überblick:
Fairtrade ist ein alternativer Ansatz zum konventionellen Handel und basiert auf einer Partnerschaft zwischen Produzent:innen und Verbraucher:innen. Fairtrade bietet Produzent:innen bessere Bedingungen und verbesserte Handelskonditionen. Dies ermöglicht ihnen, ihr Leben zu verbessern und ihre Zukunft zu planen. Fairtrade zielt darauf ab, Produzent:innen durch die Fairtrade-Standards soziale, wirtschaftliche und ökologische Vorteile zu bringen.
Fairtrade International ist verantwortlich für die Entwicklung, Überwachung und Überprüfung der Fairtrade-Standards sowie des Mechanismus für wirtschaftliche Vorteile, um die Stärkung der Fairtrade-zertifizierten Produzent:innen zu fördern. Als Eigentümer des Fairtrade-Systems und der Zertifizierungszeichen bietet FI die notwendige Aufsicht, um die Glaubwürdigkeit des Fairtrade-Systems zu gewährleisten, unterstützt Produzent:innen beim Erwerb und Erhalt der Fairtrade-Zertifizierung und hilft ihnen, Marktchancen zu nutzen.
ZIEL/ZWECK:
Der Stelleninhaber wird die Entwicklung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems von Fairtrade International leiten, das Whistleblowing-System verwalten und beaufsichtigen sowie eine Kultur fördern, die es unseren Mitarbeitenden und Partnern ermöglicht, Bedenken offen anzusprechen.
Der Stelleninhaber wird außerdem die Verantwortlichkeiten des Systemsinhabers im Zusammenhang mit Assurance und Compliance wahrnehmen.
Der Stelleninhaber fungiert als zentraler Koordinationspunkt für Compliance-Angelegenheiten und berät bei Bedarf den Vorstand und das Senior Management.
Kernaufgaben:

• Verwaltung der Überwachungsmechanismen, Aufsichtsstrukturen (einschließlich der relevanten Ausschüsse und Gremien), Prozesse und Verfahren sowie Umsetzung vereinbarter Verbesserungsmaßnahmen.
• Verwaltung des globalen Compliance-Rahmens und Unterstützung bei der Implementierung eines umfassenden Compliance-Management-Systems für Fairtrade.
• Pflege der Beziehungen zu Mitgliedsorganisationen im Zusammenhang mit dem Überwachungsmechanismus zu Assurance- und Lizenzierungsangelegenheiten.
• Prüfung und Überwachung der Umsetzung von Prozessen, Verfahren und Richtlinien durch die Mitgliedsorganisationen für Assurance- und Lizenzierungsaktivitäten gemäß den Anforderungen des Überwachungsmechanismus.
• Abstimmung und Unterstützung der Mitgliedsorganisationen bei der Implementierung der Compliance-Strukturen und -Mechanismen gemäß dem Verhaltenskodex der Fairtrade-Organisation.
• Pflege der Beziehungen zu Akkreditierungs- und Dachorganisationen (z. B. Dakks, ISEAL und andere) in allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Aufsicht und Compliance.
• Kommunikation und Schulung aller relevanten Stakeholder in Fragen der Systemverantwortung und Compliance.

HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN:
Berichtet an den Direktor Legal Affairs, ist der Stelleninhaber für die folgenden Hauptaufgaben verantwortlich:
Systemverantwortung (Scheme Ownership)

• Verwaltung und Überprüfung des Überwachungsmechanismus von Fairtrade International, um die vereinbarten Prinzipien wie Kompetenz, Konsistenz, Unparteilichkeit und Risikomanagement bei Assurance- und Lizenzierungsprozessen umzusetzen.
• Verwaltung der Bewertungs- und Entscheidungsprozesse des Systeminhabers, einschließlich Erstellung und Präsentation hochwertiger Unterlagen für das Fairtrade Oversight Committee.
• Überprüfung der Verbesserungspläne von Assurance-Anbietern und Lizenzierungsstellen, Durchführung von Aufsichtsaudits und Nachverfolgung der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
• Verwaltung von Audits und Nachverfolgungsverfahren durch Akkreditierungs- und Dachorganisationen sowie Sicherstellung der Umsetzung vereinbarter Verbesserungspläne.
• Pflege der Beziehungen und Vereinbarungen mit anderen Systemen, insbesondere in Bezug auf Anerkennung von Standards, Audits und Zertifikaten.
• Leitung von Projekten zur Definition von Assurance- oder Lizenzierungsanforderungen im Zusammenhang mit neuen oder überarbeiteten Standards gemäß den Verfahren.
• Leitung von Projekten zur Überprüfung bestehender Aufsichts-, Lizenz- und Assurance-Vorschriften.
• Teilnahme an größeren S&P-Standardüberprüfungen oder anderen FI-Einheitenprojekten in Bezug auf Assurance- oder Lizenzierungsaspekte.

Compliance

• Leitung der Entwicklung und Implementierung eines umfassenden Compliance-Management-Systems für Fairtrade, einschließlich Überprüfung und Abstimmung der Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit dem Management von Beschwerden und Vorwürfen.
• Implementierung und Verwaltung des Fairtrade-Whistleblowing-Systems, um ein rechtskonformes, vertrauliches und vertrauenswürdiges Fallmanagement zu gewährleisten, das Hinweisgeber schützt und sicherstellt, dass gemeldete Verstöße gegen interne oder externe Vorschriften ordnungsgemäß untersucht, rechtlich bewertet und angemessene Maßnahmen ergriffen werden. In dieser Funktion Koordination des Fallmanagements mit der benannten „Internal Reporting Office“ gemäß dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz (Ombudsperson).
• Regelmäßige Erstellung von Berichten über eingereichte Beschwerden und Vorfälle, Analyse der Daten zur Identifizierung von Erkenntnissen und Bereitstellung von Empfehlungen (z. B. für HR, Finanzen) zur Entwicklung neuer Richtlinien oder Verbesserungspotenziale.
• Unterstützung der Mitgliedsorganisationen bei der Implementierung relevanter Richtlinien und Verfahren in Übereinstimmung mit dem Fairtrade Organization Code und der globalen Compliance-Strategie sowie Überwachung ihrer Umsetzung.
• Sicherstellung, dass Fairtrade-Mitgliedsorganisationen informiert und geschult sind, um die relevanten Richtlinien und Verfahren gemäß Fairtrade Organization Code und globaler Compliance-Strategie umzusetzen.
• Ansprechpartner für Compliance-Angelegenheiten innerhalb von Fairtrade sowie für die Bearbeitung und Koordination von Beschwerden und Vorfällen, die nicht in den Zuständigkeitsbereich des Ombudsmanns fallen.
• Enge Zusammenarbeit mit den Compliance-Verantwortlichen der Fairtrade-Mitgliedsorganisationen und Unterstützung bei der Schaffung von Möglichkeiten zum regelmäßigen fachlichen Austausch zu Compliance-Themen über regelmäßige Meetings und jährliche Compliance-Foren.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Finance-Team zur Identifizierung potenzieller Risiken und Unterstützung bei der Entwicklung von Gegenmaßnahmen.
• Verwaltung und regelmäßige Überprüfung des Fairtrade Organization Code.
• Regelmäßige Berichterstattung an den Fairtrade International Board und das Executive Leadership Team.
• Sicherstellung, dass Fairtrade International Board, Executive Leadership Team, Senior Management und Mitarbeitende über regulatorische und Compliance-Entwicklungen informiert sind und dass die entsprechenden Richtlinien und Verfahren in den verschiedenen Einheiten/Organisationen umgesetzt werden.

Personalführung (Line Management)

• Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung eines effektiven und motivierten Teams.
• Rekrutierung, Schulung, Leistungsbeurteilung, Betreuung, Unterstützung, Entwicklung und Anleitung von Teammitgliedern.

ERFORDERLICHE FÄHIGKEITEN
Kenntnisse / Stellenspezifische Kompetenzen:

• Erfahrung im Bereich der unternehmensbezogenen Compliance mit Bezug zu Deutschland oder der EU
• Ausbildung im juristischen Bereich, z. B. abgeschlossenes Jurastudium oder vergleichbare rechtliche Qualifikation
• Erfahrung im Systemmanagement und in der Zertifizierung, einschließlich Budgetverantwortung
• Erfahrung in einem für Fairtrade relevanten Bereich
• Vertiefte Kenntnisse des normativen Rahmens in den Bereichen Akkreditierung, Zertifizierung, Auditierung und Systemverantwortung
• Qualifikation und Erfahrung in der Entwicklung oder Prüfung sozialer, wirtschaftlicher oder ökologischer Standards

Fachliche Anforderungen

• Projektmanagementfähigkeiten, einschließlich Projektdesign, Planung und Budgetierung sowie Koordination der Umsetzung
• Ausgeprägte zwischenmenschliche und soziale Kompetenzen, einschließlich der Fähigkeit zu führen, zu inspirieren, zu motivieren und zu koordinieren
• Analytische Fähigkeiten, Recherche- und Präsentationskompetenz sowie strukturiertes Denkvermögen
• Hervorragende interkulturelle Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich darzustellen
• Sprachen: Verhandlungssichere Englischkenntnisse

Wesentliche Schnittstellen:
Innerhalb von FI bestehen enge Arbeitsbeziehungen insbesondere mit dem Legal Team, dem Standards and Pricing Team sowie dem Licensing Team. Darüber hinaus gibt es Zusammenarbeit mit allen Fairtrade-Mitgliedsorganisationen.
Die Leitung pflegt zudem Beziehungen zu Akkreditierungsstellen, anderen Standardsystemen, Dachorganisationen wie ISEAL, Benchmarking-Organisationen, Berater:innen sowie Vertreter:innen weiterer relevanter Partnerorganisationen.
VERTRAGS- UND RAHMENBEDINGUNGEN:

• Es handelt sich um eine Vollzeitstelle bei Fairtrade International.
• Arbeitsort ist das Büro von Fairtrade International in Bonn, Deutschland.
• Arbeitssprache ist Englisch.
• Startdatum: so bald wie möglich.
• Vergütung gemäß dem Tarifvertrag für den Groß- und Außenhandel Nordrhein-Westfalen sowie der Betriebsvereinbarung von Fairtrade International zu Löhnen und Gehältern, Gruppe VIb.
• 30 Tage Jahresurlaub sowie flexible Arbeitszeiten.

SO BEWERBEN SIE SICH:

• Weitere Informationen zu Fairtrade International und dem Fairtrade-System finden Sie unter www.fairtrade.net.
• Wir besetzen diese Position fortlaufend und behalten uns vor, die Stellenausschreibung jederzeit zu schließen.
• Bitte beachten Sie, dass Fairtrade International großen Wert auf die Erfüllung der oben genannten Qualifikationsanforderungen legt. Es werden ausschließlich Kandidat:innen kontaktiert, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.