Assitent(in) Bau Voll- oder Teilzeit

Stellenbeschreibung

Die Seven-Gruppe

Die 2010 von Francis ROUX gegründete Seven Group ist eine Holdinggesellschaft, die neun in Frankreich und Europa ansässige Unternehmen vereint, die Lösungen für „ schlüsselfertig » entlang Ihrer gesamten Wertschöpfungskette: Planung, Bau, Generalunternehmer, Innenausbau, Facility Management…
Für den Kölner Standort ist folgende Position zu vergeben:
Assistent(in) Bau Voll- oder Teilzeit
DEFINITION DER AUFGABE:

• Ist die Schnittstelle zwischen den Abteilungen Projekte und Baustelle.
• Verwaltet die administrative Betreuung der technischen Unterlagen (Projekt, Einhaltung der Vorschriften...).sowie die interne Datenpflege und Eingabe der vorhandenen Systeme

Haupsächliche Aufgaben der Funktion :

• Organisiert die Sitzungen zum Start von Projekten und schreibt die Protokolle.
• Überwacht die Unterlagen der Baustellen und die dazugehörigen Akten
• Unterstützt den Bauleiter bei der Vorbereitung der Baustelle.
• Erstellt und erarbeitet Ausschreibungen
• Überwacht die Bestellungen und die Belieferung der Baustellen.
• Überprüft den ordnungsgemäßen Wareneingang der Aufträge
• Berichtet der Direktion über den Fortschritt der Akten, übermittelt Protokolle und Terminpläne.

Kaufmännische Leitung

• Organisiert Termine und Verträge mit den verschiedenen Händlern
• Verwaltet die Termine und Verträge mit den Kontrollbüros
• Kontrolliert den Eingang der technischen Datenblätter der Kontrollbüros und übergibt dem Kunden die alle Notwendigen Dokumente zum Betrieb (Bauwerksakte).

Verwaltung und Buchhaltung

• Erfasst und formatiert Dokumente, leitet sie weiter und ordnet sie ein.
• **Erfasst in SQUALP **Kaufaufträge, Abnahmen und die Aufhebung von Mängeln.
• Validiert Zahlungen in Absprache mit den Projektmanagern und der Geschäftsführung

ERFOLGSINDIKATOREN:
Quantitativ

• Beenden der administrativen Aufgaben
• Fristen einhalten
• Vollständigkeit der Dokumente

Qualitativ

• Niveau Kommunikation unter den Abteilungen
• Respektieren und umsetzten der Prozesse
• Einsatzbereitschaft