Wir suchen zum 1. März 2026 eine
Assistenz Forschungskoordinator*in (m/w/d)
in Teilzeit mit 19,5 Wochenstunden
Der*Die wissenschaftliche Koordinator*in am MPIPZ-Institut arbeitet an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung, koordiniert institutsspezifische Veranstaltungen und Abläufe, unterstützt den*die geschäftsführende*n Direktor*in sowie den Vorstand bei institutionellen Prozessen und strategischen Aufgaben und bietet Karriereberatung für die Postdoktorandengemeinschaft des MPIPZ an.
Ihre Aufgaben
Administrative Unterstützung für die wissenschaftliche Koordination:
- Organisation und Planung von Sitzungen und Events (z. B. Wissenschaftlicher Beirat, Kuratorium, jährlicher Wissenschaftstag usw.) einschließlich Catering, Rechnungsstellung und Verwaltung von Reisekosten.
- Assistenz bei der Entwicklung internationaler Partnerschaften, insbesondere mit indischen Forschungseinrichtungen.
- Unterstützung bei der deutschen Korrespondenz mit den Mitarbeitenden der MPG Generalverwaltung etc.
- Unterstützung bei instituts- und MPG‑bezogenen Abläufen und Prozessen (Wahlen, Berichte etc.)
- Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit.
Unterstützung im Bereich Geschäftsführer und Vorstand:
- Planung und Terminierung von Meetings mit dem Geschäftsführer, monatlichen Vorstandssitzungen, Einzelgesprächen mit den Direktoren sowie Forschungs- und Fakultätsbesprechungen.
- Unterstützung des Geschäftsführers bei der Terminvereinbarung und Organisation von Besprechungen, Raumreservierungen für Meetings mit PhD-Studierenden, Postdocs und Leitungskräften der nicht-wissenschaftlichen Einheiten, Formatierung und Unterschrift von offiziellen Dokumenten, Patenten, Vereinbarungen etc.
- Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit.
Unterstützung im Bereich Postdoc-Koordination:
- Organisation von Willkommensgesprächen für neu eingestellte Postdocs sowie deren regelmäßigen Folgetreffen.
- Postdoktoranden-Nachverfolgung und Pflege der Alumni-Datenbank.
- Planung und Durchführung von Veranstaltungen (Postdoc-Retreats, Symposien, Workshops etc.), einschließlich Catering und Abrechnungsprozessen.
- Zusammenstellung und Pflege von Intranet- und Internetinformationen (in Deutsch und Englisch).
- Unterstützung bei Netzwerkaktivitäten (z. B. Postdoc-Kaffeepausen).
- Ansprechperson und Sortierung von Anfragen während der Abwesenheit.
Ihr Profil
Wir erwarten von Ihnen
- Ausgebildete*r Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Ausbildung bzw. Qualifikationen wie eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung mit Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation mit fremdsprachlichen Nachweisen
- Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute und vielseitige EDV‑Kenntnisse und Erfahrungen im professionellen Einsatz
- Engagement und Serviceorientierung, fachliche Kompetenz
- Selbständige, zuverlässige, sorgfältige und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamgeist, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft und freundliches Auftreten
- Hohes interkulturelles Verständnis
- Interesse und Bereitschaft für neue Aufgaben und Weiterbildungen
- Überdurchschnittlich gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie Diskretion
Wir bieten Ihnen
- Eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
- Eine Vergütung je nach Qualifikation und Erfahrung entsprechend dem TVöD (Bund) inklusive der dort vorgesehenen Sozialleistungen
- Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice (max. 20 %)
- Cafeteria/Kantine am Standort
- Aktives betriebliches Gesundheitsmanagement
Die Stelle wird zunächst auf 2 Jahre befristet, eine Entfristung wird bei Bewährung und Budget ausdrücklich in Aussicht gestellt.
Bewerbungsfrist
Bitte schicken Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 28.11.2025 ausschließlich über unser Bewerberportal.
