Teilzeit 20 Std./Woche (mit Möglichkeit auf Vollzeit)
Köln (Präsenz) | Ab sofort
** Über uns**
Die Mindset Media GmbH ist eine etablierte Kölner Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung und zugleich mit einer Start-up-Mentalität. Neben unserem international bekannten Format Dinner in the Sky entwickeln wir aktuell einen neuen Weihnachtsmarkt in Köln.
Wir sind ein siebenköpfiges Team mit kurzen Entscheidungswegen, viel Eigenverantwortung und echter Hands-on-Kultur.
Deine Rolle
Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung und hältst operativ wie administrativ den Rücken frei. Du organisierst unser Back-Office, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung - strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert.
Deine Aufgaben
Assistenz & Organisation
- Unterstützung im Tagesgeschäft, Termin- und Reiseplanung
- Schnittstelle zu Team, Partnern und Dienstleistern
- Strukturierung und Optimierung interner Abläufe
Office- & Back-Office-Management
- Büroorganisation, Post, Ablage, Dokumentenmanagement
- Vertragsmanagement und Begleitung rechtlicher Themen
- Administrative Betreuung immobilienbezogener Themen
Projektunterstützung
- Koordination von Dienstleistern, Terminen und Deadlines
- Recherchen, Vertragsvorbereitungen
- Mitarbeit an laufenden Projekten
Vorbereitende Buchhaltung
- Rechnungsein- und -ausgang
- Zahlungsverkehr
- Vorbereitung für Steuerberatung
- Mitwirkung bei vorbereitender Lohnbuchhaltung
Personaladministration
- Unterstützung bei Verträgen, Abrechnungen und HR-Themen
Was du mitbringst
- Erfahrung in Assistenz, Administration oder Office Management
- Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare Qualifikation (Quereinstieg möglich)
- Strukturierte, selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise
- Organisationstalent und Freude an Verantwortung im kleinen Team
- Interesse an rechtlichen Themen
- Zahlenverständnis und Sorgfalt im buchhalterischen Bereich
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
- Offenheit für moderne Arbeitsweisen und KI-Anwendungen
Was wir bieten
- Vielseitige Schlüsselrolle mit Gestaltungsspielraum
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Außergewöhnliche Eventprojekte mit internationaler Reichweite
- Sympathisches, kleines Team mit kurzen Wegen
- Moderner Arbeitsplatz in Köln
- Unbefristete Festanstellung
- Flexible 20-Stunden-Woche (nach Absprache)
Warum diese Rolle besonders ist
Diese Position ist ideal für dich, wenn du:
- gerne organisierst und Strukturen schaffst
- Verantwortung liebst
- gerne mitdenkst statt nur abarbeitest
- einen abwechslungsreichen Alltag suchst
- sowohl Zahlen als auch Menschen und Projekte spannend findest
Wenn du eine Rolle suchst, in der du wirklich gebraucht wirst - nicht nur verwaltest, sondern mitgestaltest - dann sollten wir uns kennenlernen.
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