Assistenz Bauplanung (m/w/d)

Für unsere Abteilung Bauplanung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d).
Eintrittstermin: ab sofort
Arbeitszeit: Vollzeit
Bereich: Technik
Abteilung: Bauplanung
Vertrag: unbefristet

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation sicherstellen: Als Assistenz Bauplanung (m/w/d) koordinieren Sie das Office-Management, übernehmen Tätigkeiten aus der Sachbearbeitung und unterstützen die Abteilungsleitung, Ihr Team sowie bei Bedarf den Gesamtbereich Bauen bei allgemeinen und projektbezogenen Aufgaben.
• Telefonate führen: Sie nehmen Anrufe entgegen, vermitteln Gespräche und klären entsprechende Anliegen mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Schriftverkehr und Post managen: Sie erledigen anfallenden Schriftverkehr, unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation und Führung des E-Mail-Verkehrs und bearbeiten die Eingangs- sowie Ausgangspost.
• Termine organisieren: Sie übernehmen die Koordination sowie Nachverfolgung von Terminen und bereiten Besprechungen thematisch vor und nach.
• Dokumente erstellen: Sie erstellen aussagekräftige Präsentationen, Entscheidungsvorlagen sowie Berichte und führen gezielte Internetrecherchen zur Projektunterstützung durch.
• Veranstaltungen vorbereiten: Sie planen bzw. koordinieren interne und externe Veranstaltungen im Rahmen von z. B. Bürgerinformationsveranstaltungen oder Mehrfachbeauftragungen.

Unsere Benefits

• Familie und Beruf | Mit flexiblen Arbeitszeiten, einer Kindernotfallbetreuung und dem Angebot an bis zu 3 ausgewählten Wochentagen mobil zu arbeiten unterstützen wir Sie dabei, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen.
• Unternehmenskultur | Offen, divers - und gerne per Du. Nahbarkeit und ein wertschätzendes Miteinander gehören ebenso zur GAG wie unser jährliches Sommerfest oder unsere unvergesslichen Karnevalsfeiern.
• Personalentwicklung | Sie wollen sich stetig weiterentwickeln? Wir bieten Ihnen die Möglichkeit und unterstützen Sie individuell und bedarfsgerecht.
• Gesundheit und Fitness | Ihre Gesundheit liegt uns am Herzen. Vom Gesundheitstag bis hin zum wöchentlichen Fitnesskurs bieten wir Ihnen jede Menge Möglichkeiten, fit zu bleiben.
• Stiftung für die Mitarbeitenden | Wir halten zusammen in allen Lebenssituationen: Sei es eine Finanzspritze zur Geburt Ihres Nachwuchses, die Unterstützung in Notfällen oder einfach nur der Zuschuss beim Zahnersatz.
• Da geht noch mehr | Arbeiten bei der GAG zahlt sich in jedem Fall aus. Denn wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge, Weihnachts- und Urlaubsgeld und bezuschussen die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und verfügen bestenfalls bereits über erste bautechnische Kenntnisse.
• Des Weiteren profitieren sie von mehrjähriger Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in der Immobilienbranche oder der Wohnungswirtschaft.
• Sie arbeiten selbstständig und strukturiert, behalten auch bei hoher Arbeitsbelastung den Überblick und übernehmen administrative Verantwortung für Ihr Team.
• Ihre Kommunikationsstärke, ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie ein sicheres Auftreten helfen, Ihre vielseitigen Aufgaben als Assistenz Bauplanung (m/w/d) souverän zu meistern.
• Zudem bringen Sie eine hohe IT-Affinität mit und der routinierte Umgang mit MS Office, insbesondere mit Excel und PowerPoint, ist für Sie selbstverständlich.