Referent Akademische Standortleitung und Prodekanate (m/w/d)

Referent Akademische Standortleitung und Prodekanate (m/w/d)

Aufgaben

• Mitwirkung bei der Koordination und administrativen Abwicklung des Lehrbetriebs in den Hochschulen und Fachbereichen am Campus Köln
• Unterstützung des Informations- und Kommunikationsflusses in der Akademia am Standort
• Vor- und Nachbereitung von Meetings (Jour fixen, Audits, Workshops, Student Hearings etc.), einschließlich Erstellung von Unterlagen, Protokollen und Ergebnisdokumentationen
• Unterstützung bei hochschulischen Veranstaltungen am Standort (Symposien, Tagungen, Kongresse, Antrittsvorlesungen etc.)
• Erstellung regelmäßiger Reports sowie Durchführung von Recherchetätigkeiten
• Regelmäßige Mitarbeit bei der Erstellung, Pflege und Auswertung u. a. von Forecasts und Budgets für relevante Kostenstellen
• Operative Erfassung und Bearbeitung von Personalanforderungen im Bewerbermanagementsystem sowie aktive Steuerung des Bewerbungsprozesses in enger Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen bzw. Abteilungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Begleitung des Onboardings neuer Dozierender
• Aufbau und Pflege eines Pools für Honorar-Dozierende
• Enge Zusammenarbeit mit dem Standortteam sowie zentralen Abtteilungen wie Controlling, Buchhaltung und HR

Was Sie mitbringen

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium, vorzugsweise mit wirtschaftswissenschaftlichem Schwerpunkt
• Erste einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Hochschulkontext oder in einer vergleichbaren Organisation des Bildungssektors
• Sicheres und adressatengerechtes Auftreten in der Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen (z.B. Dozierende, Studierende, externe Partner).
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, ein hohes Maß an Serviceorientierung sowie sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Akteur:innen
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu behalten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint); eine Affinität zu digitalen Tools und Systemen ist von Vorteil

Was wir Ihnen bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungspotenzial in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten, sehr erfolgreichen, dynamischen Unternehmen
• Das Angebot sich kostenlos berufsbegleitend innerhalb der Gruppe weiterzubilden, wie z.B. durch ein Bachelor- oder Masterstudium
• Kollegiale Unterstützungskultur, offenes Betriebsklima, Austausch auf Augenhöhe und Förderung des Teamzusammenhalts z.B. durch Mitarbeiterevents und flache Hierarchien
• Nachhaltiger leben - wie z.B. mit unserem Bike-Leasing
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Homeoffice in Form von Mobile Working
• 30 Tage Urlaub + 2 geschenkte Tage